En af de mest brugte e -mail -klienter er Outlook 2016 takket være dens funktioner og funktioner, der gør den unik for hele mailprocessen, møder, kalender osv.
På samme måde som vi gemmer en sikkerhedskopi eller backup af vores filer, er det ideelt, at vi sikkerhedskopierer de mest sarte e -mails, og dette opnås takket være arkivering, som i Outlook 2016 giver os mulighed for at oprette denne sikkerhedskopi i en ny mappe kaldet Arkiv.pst senere at få adgang til det.
Solvetic analyserer de forskellige muligheder i Outlook 2016 for at udføre en sikker arkivering.
1. Arkiver e -mails i Outlook 2016 ved hjælp af AutoArchive -indstilling
Trin 1
For at bruge denne metode går vi til fanen Arkiv og der vælger vi linjen Muligheder:
Trin 2
I det viste vindue går vi til linjen Fremskreden og klik på knappen Indstillinger for automatisk arkivering placeret i sektionen Selvarkiv:
FORSTØRRE
Trin 3
Det følgende vindue vises, hvor indstillingen som standard er valgt "Kør automatisk arkivering hver" er inaktiv, fortsætter vi med at aktivere det, og vi vil se flere muligheder:
Trin 4
Der kan vi definere værdier som:
- Periode, hvor arkiveringen vil blive udført.
- Vis en besked før udførelse.
- Definer stien, hvor pst -filen skal hostes.
- Slet elementer med en defineret tid.
Når disse indstillinger er konfigureret, skal du klikke på Acceptér og på denne måde er mailfilen oprettet automatisk.
Trin 5
De perioder, der er defineret af indstillingen for automatisk arkivering i Outlook 2016, er:
- Indbakke, kalendere, kladder, noter: 6 måneder.
- Udbakke: 3 måneder.
- Sendte varer, slettede varer: 2 måneder.
- Kontakter: De arkiveres ikke automatisk.
2. Arkiver e -mails i Outlook 2016 manuelt i Outlook 2016
Denne mulighed er praktisk, når vi vil arkivere bestemte Outlook 2016 -e -mails eller -mapper.
Trin 1
For at bruge denne proces går vi til fanen Arkiv og vi viser mulighederne for Værktøjer hvor vi vælger indstillingen Rengør gamle ting:
Trin 2
Følgende vindue vises, hvor vi skal vælge de mapper, der skal arkiveres:
Trin 3
Der kan vi fastslå, hvilke e -mails der skal arkiveres inden en særlig dato, definere en ny rute for e -mailen og, hvis vi ønsker det, aktivere boksen Inkluder elementer, der har afkrydsningsfeltet "Må ikke automatisk arkiveres" aktiveret at tvinge arkivering. Klik på OK for at anvende ændringerne. Vi kan se pst -filen oprettet i den angivne sti:
Trin 4
I øjeblikket ønsker vi at åbne denne pst -fil for at se dens indhold, vi skal gå til fanen Arkiv og vælg indstillingen i det viste vindue Åbn og eksporter:
FORSTØRRE
Trin 5
Der vælger vi indstillingen Åbn Outlook -datafil og vælg pst -filen i det viste vindue. Vi klikker på Acceptér, og på denne måde sikkerhedskopieres e -mails.
På denne måde kan vi arkivere vores e -mails i Outlook 2016 og altid have deres tilgængelighed.
