E-mail-meddelelsesplatforme vinder styrke hver dag takket være deres funktioner og funktioner, der gør det muligt at styre e-mails, kalendere og kontakter hver dag meget mere centraliseret. Det er normalt, at vi modtager en betydelig mængde e -mails i vores indbakke eller andre steder, og hvis vi ikke udfører en rengøringsproces ofte, står vi muligvis over for en mætning af e -mails, som kan have en negativ indvirkning på adfærden hos e -mails.
Nogle nuværende e -mailplatforme kan automatisk slette de ældste e -mail -meddelelser, der er hostet i e -mailen, under hensyntagen til visse værdier, f.eks. Afsendere eller tid til at se dem modtaget.
Gmail er en af de mest brugte e-mailplatforme, der tilbydes af Google, værre inden for dens funktioner, selvom vi har indbyggede filtre, fungerer disse filtre kun på nye indgående e-mails, men de kan ikke anvendes på gamle e-mails, derfor må vi finde en måde at oprette en regel eller filtre til at slette e -mails, der har været i Gmail i længere tid end nødvendigt, da disse e -mails uden tvivl ikke vil være nyttige.
For at optimere disse Gmail -rengøringsopgaver har vi en gratis udvidelse kaldet Email Studio, som er udviklet for at optimere og kunne udføre mange flere opgaver i Gmail, ud over de foruddefinerede, og dermed muliggøre kontrol meget bedre på hver indgående og eksisterende mail .
VærktøjerMed Email Studio har vi nyttige værktøjer til rådighed til:
- Send e -mails på senere datoer
- At kunne sende intelligente automatiske svar
- Udfør videresendelse af mail til en anden modtager
- Klon kladder fra Gmail
- Slet automatisk e -mails baseret på bestemte kriterier og mere.
Trin 1
For at installere denne udvidelse kan vi gå til følgende link:
Ved at få adgang til dette link vil vi se følgende:
FORSTØRRE
Trin 2
Der klikker vi på knappen Installer, og følgende meddelelse vises:
Trin 3
Der klikker vi på linjen Fortsæt for at fuldføre installationsprocessen for denne tilføjelse i Gmail.
Trin 4
Med denne udvidelse installeret kan vi fortsætte med at konfigurere automatisk sletning af e -mails i Gmail.
Konfiguration af automatisk sletning af e -mails i Gmail.
FiltreNår du bruger pluginet Email Studio, specielt e -mail -rensemuligheden (Oprydning af e -mail), vil det være muligt at anvende visse filtre, såsom:
- Slet alle e -mails, der er modtaget for mere end en måned siden, og som igen kommer fra bestemte afsendere eller er i en bestemt mappe, f.eks. Indbakken
- Arkivér og markér som læst alle e -mails i indbakken, der er ældre end 3 måneder
- Slet alle e -mails permanent fra papirkurven og spam -mappen i Gmail efter 2 dage. Husk, at Gmail som standard kun sletter spam og uønsket fil efter 30 dage, hvor det har været der
- Indstil "opfølgning" -tagget til alle fremhævede e-mails efter en uge eller en måneds modtagelse.
Dette automatiske rensningsværktøj har en e -mail -abonnent, som det let vil være muligt at fjerne vores e -mail -adresse fra spam -lister og andre masse -e -mails, noget meget almindeligt i dag.
Trin 5
For at aktivere denne indstilling i Gmail er det nødvendigt at åbne en e -mail i indbakken for at aktivere indstillingen Email Studio i højre side:
FORSTØRRE
Trin 6
Der klikker vi på indstillingen Oprydning af e -mail, og følgende vises:
Trin 7
Vi klikker på linjen Tilføj ny regel for at oprette vores eliminationsregel, og når vi vælger denne mulighed, ser vi følgende:
Trin 8
Som vi kan se, bruger Email Clean Up en række betingelser og handlinger til at anvende eliminering af e -mails.
På betingelsesniveauet finder vi faktorer som:
Vælg etiketDenne mulighed giver os mulighed for at vælge det sted, hvorfra e -mails skal fjernes, der finder vi muligheder som indbakke, spam, skraldespand osv.
ModtagetI dette afsnit kan vi definere det tidsinterval, e -mails skal opfylde for at blive elimineret, der har vi fra 1 dag til 6 år
Trin 9
I felterne Fra definerer vi om nødvendigt afsenderen af e -mailen, og i feltet Emne definerer vi e -mailens emne, hvis vi vil slette bestemte e -mails.
BemærkInden for disse muligheder er det muligt at bruge avancerede Gmail -søgeoperatører, f.eks. Nyere_ end eller indeholder: vedhæftet fil eller større_ end, så disse parametre nøjagtigt matcher de Gmail -meddelelser, der skal arkiveres, slettes eller flyttes til en anden mappe.
I handlingsafsnittet i bunden kan vi aktivere følgende bokse:
Arkiver detVi arkiverer de definerede e -mails
Marker som læstVi markerer de valgte e -mails som læste
Start detVi åbner de valgte e -mails
Afmeld fra ListDet giver os mulighed for at efterlade en mailingliste, hvor vi er registreret
Flytte til skraldFlyt e -mails til papirkurven
Slet permanentSlet mails permanent
Trin 10
Derudover vil det være muligt at anvende en etiket i indstillingen Vælg etiket nederst.
Trin 11
Hvis vi vil slette e -mails, kan vi vælge indstillingen Flyt til papirkurven og derefter tømme papirkurven eller vælge indstillingen Slet permanent. Når dette er defineret, klikker vi på knappen Gem nederst, og denne opgave udføres automatisk hver time under hensyntagen til kriterierne for et cron -job og er ansvarlig for udførelsen af den handling, der er angivet i de e -mails, der matcher tilstand vi har defineret.
Når vi gemmer handlingen, kan vi se den i sidepanelet, og der vil det være muligt at redigere, udføre eller slette den:
Trin 12
Når denne handling udføres, vil vi se en oversigt over de e -mails, der er blevet slettet, ellers vil vi se, at der ikke var nogen match med de definerede kriterier:
Trin 13
Ellers ser vi antallet af e -mails, der blev behandlet:
Det er så enkelt, Email Studio er et nyttigt og praktisk alternativ til at fjerne hundredvis eller tusinder af e -mails fra vores Gmail -konto, der fylder unødigt og dermed administrerer vores e -mail meget bedre.
