Når vi arbejder med computeren, anvender vi normalt applikationer til at oprette vores dokumenter, redigere tekster osv. Den mest kendte kontorpakke verden over er Microsoft Office. Inden for denne platform finder vi forskellige applikationer. Blandt disse programmer er en af de mest kendte Excel. Men på trods af at det er velkendt, er antallet af funktioner, det tilbyder os, ikke fuldt ud kendt af de fleste af os.
Excel 2016 tilbyder os flere og varierede funktionaliteter, der vil gøre vores daglige arbejde til en behagelig oplevelse, og det bedste er den dynamik, vi kan arbejde med den leverede datamængde med, uanset hvilken type de er. Excel 2016 er en kraftfuld applikation udviklet af Microsoft, hvorigennem vi har hundredvis af muligheder for at arbejde med data af alle slags, tabeller, pivottabeller, funktioner og formler.
I dag bringer Solvetic en række tricks og funktioner, der giver os mulighed for at være mere produktive og have bedre værktøjer til rådighed for at få mest muligt ud af denne fantastiske applikation.
Marker alle celler på et arkDette er en grundlæggende opgave, som vi udfører i Excel 2016 for at flytte oplysningerne til et andet ark, kopiere dataene til en anden destination osv.
- Den mest almindelige måde at udføre denne proces på er at bruge tastekombinationen:
Ctrl + E
- Det andet er at klikke på ikonet i øverste venstre hjørne mellem rækker og kolonner.
Skift mellem flere Excel 2016 -filerDet er almindeligt, at vi åbner forskellige Excel 2016 -filer samtidigt for at indsamle oplysninger, indtaste nye data, foretage sammenligninger osv. Hvis vi bruger vores mus, kan vi se, at processen er langsom, da vi nogle gange ikke klikker på det korrekte ark, eller vi kan vælge filer, der ikke er.
For at løse dette er den bedste mulighed at bruge tastekombinationen:
Ctrl + Tab
På denne måde får vi direkte adgang til hver fil i henhold til åbningsordren og dermed undgår fejl i dens valg.
Åbn flere Linux -filer på samme tidNår vi konstant arbejder med Excel 2016, skal vi generelt åbne forskellige filer for at udføre opgaven korrekt.
Det er en lang proces at skulle gå fil for fil, der udfører åbningsprocessen, og derfor er den mest praktiske måde:
- Tryk på Ctrl -tasten
- Klik på hver fil for at åbne, og tryk til sidst på Enter -tasten.
Indsæt flere rækker eller kolonner på samme tidFor organisatoriske spørgsmål skal vi nogle gange tilføje nye rækker eller kolonner for bedre at kunne administrere eksisterende data eller tilføje nye overskrifter osv.
Til dette gør vi normalt dette:
- Vi vælger rækken eller kolonnen.
- Vi presser Ctrl og symbolet + for at tilføje det element.
Dette vil tilføje antallet af rækker eller kolonner, der er valgt:
Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang i Excel 2016Excel 2016 giver os en værktøjslinje til hurtig adgang, som vi finder øverst i applikationen, og herigennem kan vi udføre tre standardhandlinger: Gem, Fortryd eller Gentag en handling.
Dette er ikke de eneste tre handlinger, vi kan udføre fra værktøjslinjen, da hvis vi viser tilpasningsmulighederne, kan vi tilføje nye handlinger som Åben, Ny, Udskriv osv .:
Vi kan klikke på indstillingen Flere kommandoer for at finde mange flere muligheder, eller det er muligt at indstille værktøjslinjen til hurtig adgang i bunden af båndet og ikke øverst, som det er som standard.
Brug Excel 2016 -formlerEn af de mest fremragende funktioner i Excel 2016 er utvivlsomt dens brede vifte af formler fra forskellige kategorier, hvorigennem vi får mulighed for bedre at styre de data, der er gemt der. Selvom der er hundredvis af formler til rådighed i Excel 2016, giver det os mulighed for let at få adgang til dem og kende syntaksen for hver enkelt, så den udføres på den bedst mulige måde.
For at få adgang til denne mulighed går vi til fanen Formler, og i gruppen Funktionsbibliotek kan vi se de forskellige tilgængelige kategorier, der viser vi hver kategori for at se de tilgængelige funktioner for hver enkelt:
Vi kan klikke på indstillingen Indsæt funktion for at få direkte adgang til Excel 2016 -funktionsassistenten.
Indsæt værdier med nuller i Excel 2016Ved flere lejligheder har vi været i vanskeligheder med at tilføje et tal, der begynder med nul (0) i en Excel -celle, da Excel som standard vil slette nuller og forlade hele tallet.
For eksempel, hvis vi indtaster, 002,00002 eller 000000002, når du trykker på Enter, vil værdien 2 altid forblive i cellen. For at korrigere dette og lade den ønskede værdi forblive med nullerne, vil vi sætte et anførselstegn forud for dataene for eksempel ´002, ´00002 osv. På denne måde tillader vi værdien med nullerne at blive registreret.
Omdøb en Excel 2016 -projektmappeVi ved, at Excel 2016 som standard og alle udgaver af Excel navngiver regneark i et aktivt ark som Sheet1, Sheet2 osv.
En af de almindelige måder at ændre navnet på arket på er ved at højreklikke på arket og der vælge indstillingen Omdøb, men det er meget hurtigere, hvis vi dobbeltklikker på arket og indtaster det ønskede navn.
Konverter rækker til kolonner i Excel 2016Det er en opgave, at selvom det virker kompliceret, giver Excel 2016 værktøjerne til at gøre det enkelt og funktionelt. Nogle gange er vi nødt til at ændre de registrerede data fra rækker til kolonner eller omvendt, og processen er enkel.
Først kopierer vi de data, der skal ændres, og derefter fra fanen Startside viser vi indstillingerne Indsæt, og der vælger vi fanen Transponer. Dette vil ændre rækkefølgen af dataene.
Rediger tekstindholdetVi kan ændre indholdet af teksten i en celle efter behov, for denne Excel 2016 giver os følgende muligheder:
MAYUSCKonverterer tekststrengen til store bogstaver
MINUSCKonverterer tekststrengen til små bogstaver
NAVNKonverterer det første bogstav i strengen til store bogstaver
Fjern dubletter i Excel 2016Vi støder ofte på situationer, hvor det er nødvendigt at fjerne dublerede data i et Excel -ark for at få en meget mere præcis og centraliseret kontrol.
For at udføre denne proces skal du blot vælge den kolonne eller række, hvor dubletterne vil blive fjernet, gå til fanen Data og vælg der Fjern indstillinger, der er placeret i gruppen Data Tools.
Denne proces fjerner automatisk dubletter i et valgt område.
Flet celler i Excel 2016 ved hjælp af & tegnDenne mulighed er nyttig, når de angivne data er adskilt, og det er nødvendigt af administrative eller kontrolmæssige årsager at være forenet, dette er hyppigt i navne og efternavne.
Den enkleste metode er at bruge A1 & B1 -syntaksen, dette vil automatisk forbinde indholdet af disse celler.
Hvis vi ønsker, at dataene skal forblive i deres respektive plads til bedre kontrol, bruger vi syntaksen A1 & "" & B1
Tilføj en diagonal linje i en celleI nogle tilfælde vil vi måske tilføje en diagonal linje til en celle til design- eller datahåndteringsformål.
For at tilføje denne type linje vil vi højreklikke på cellen, og i den viste liste vælger vi Format celler, og i det viste vindue går vi til fanen Grænser, og der klikker vi på det sidste ikon i bunden for at tilføje den diagonale linje. Klik på OK for at anvende ændringerne.
Ryd tomme cellerNår man håndterer store datamængder, sker det ofte, at mange celler er tomme eller tomme, og det kan forårsage konflikter i analyserne eller i formlerne, der skal udføres.
For at fjerne de tomme celler fra Excel 2016 anvender vi et filter på dataene fra menuen Data / Filter, og derefter viser vi listen over den kolonne, hvor vi vil fjerne cellerne, og i de viste muligheder aktiverer vi kun feltet Tom :
På denne måde vil kun de tomme celler blive vist, og vi kan fortsætte med deres eliminering.
Opret unikke optegnelserInden for hele spektret af kontrol- og styringsmuligheder, der tilbydes af Excel 2016, har vi en særlig, der indebærer at generere unikke resultater fra et valgt udvalg. Dette er praktisk at kende dataene uden at skulle gentage data.
Til dette vælger vi den eller de kolonner, der skal analyseres, går til menuen Data og klikker på Avanceret i gruppen Sorter og filtrer. I det viste vindue angiver vi placeringen af dataene, og vi aktiverer feltet Kun unikke poster nederst.
FORSTØRRE
Opret begrænsninger for dataindtastningVi kan bruge datavalideringsfunktionen til kun at tillade de værdier, vi har angivet, at blive indtastet i den valgte celle.
Vi kan definere tidsværdier, tekst, datoer og mere. Til dette vælger vi cellen, hvor dataene skal indtastes, går til menuen Data, og i gruppen Data Tools klikker du på Data Validation. I det viste vindue definerer vi følgende parametre:
- Type data, der skal indtastes
- Tilstand
- Indgående og udgående beskeder
På denne måde, hvis den indtastede værdi ikke opfylder betingelserne, vises meddelelsen, som vi har angivet:
Skjul data fra en celleEn af de praktiske måder, Excel 2016 tilbyder os til at skjule data i en celle, er ved at markere den celle, der skal skjules, højreklikke på den, vælge indstillingen Format celler, gå til fanen Nummer / brugerdefineret og indtast tegnene;;;
Dette får celleværdien til at blive skjult:
FORSTØRRE
Som vi har set, tilbyder Excel 2016 utallige muligheder, der vil være til stor hjælp i dagligdagen med dette værktøj. Vi anbefaler, at du fortsætter med at besøge kategorien af selvstudier på Microsoft Office, der er hundredvis af selvstudier til Excel, Word, PowerPoint …
