Håndtering af store mængder information i Excel 2016 er en opgave, der kan være kompliceret, hvis vi ikke skaber den gode praksis med at holde en ordre på de oplysninger, vi håndterer, da flere og flere oplysninger vil blive inkluderet med jævne mellemrum, og hvis dataene er i uorden, er det meget muligt, at vi laver fejl, og at de rapporter, graf, tabeller eller resultater, der skal leveres, ikke er korrekte.
Excel 2016 indeholder store muligheder for at administrere dataene og tillade at bestille dem ud fra kriterier, som vi definerer og dermed har en organiseret datastruktur ved hånden. Dernæst vil vi se, hvordan du bestiller og klassificerer dataene i Excel 2016 for en korrekt håndtering af det samme. I Excel 2016 kan vi organisere dataene ved at vælge et celleområde eller hele arket.
Sorter et helt arkVi kan organisere dataene i et ark ved at vælge den ønskede kolonne uden at påvirke de data, der er relateret til den, det er nok at vælge kolonnen og anvende den ønskede rækkefølge, for eksempel i dette tilfælde har vi arrangeret kolonne C (City) i alfabetisk bestille:
FORSTØRRE
Sorter et område i Excel 2016Når vi sorterer et område, påvirker vi slet ikke andre data i tabellen, da vi udelukkende har valgt dette område.
FORSTØRRE
Dernæst vil vi se, hvordan du sorterer disse typer data i et ark i Excel 2016.
1. Sorter et ark i Excel 2016
Trin 1
Vi har følgende data. I dette eksempel arrangerer vi zonerne i alfabetisk rækkefølge.
FORSTØRRE
Trin 2
Vi vælger en hvilken som helst af cellerne i kolonnen, hvor dataene skal sorteres, i dette tilfælde vælger vi celle A3 og går til fanen Data, Sorter og filtrer gruppe, og der kan vi vælge det alfabetiske rækkefølgeikon AZ:
Trin 3
Dataene vil automatisk blive ordnet alfabetisk og knytte dataene fra de andre celler:
FORSTØRRE
Trin 4
Et andet alternativ til at udføre denne handling er at klikke på knappen Bestil, og følgende vindue vises. Der ser vi, at den foruddefinerede valgte kolonne er aktiv i feltet Sorter efter, og i feltet Sorteringsorden definerer vi, hvordan dataene skal sorteres.
2. Sorter et område i Excel 2016
For at sortere et specifikt område i Excel 2016 vælger vi først det område, der skal sorteres:
FORSTØRRE
Nu går vi til gruppen Sorter og filtrer, og der vælger vi sorteringsindstillingen, og i den viste guide ser vi de muligheder, der tilbydes af feltet Sorter efter. Vi kan se, at kun overskrifterne i det valgte område er aktive. Nu definerer vi på hvilken parameter vi vil foretage bestillingen, i dette tilfælde vil det være efter dato.
Vi går til feltet Sorter rækkefølge og definerer det ordreniveau, der skal bruges, i dette tilfælde har vi forladt Fra ældste til nyeste, så det viser de ældste datoer i området først:
Klik på Accepter, og vi vil se ændringerne anvendt:
FORSTØRRE
3. Tilpassede ordrekriterier
Excel 2016 giver os mulighed for at oprette ordrekriterier, der kan tilpasses. Vi har tilføjet følgende kolonne (niveau):
FORSTØRRE
Trin 1
For at oprette et kriterium, der kan tilpasses, skal du vælge en af cellerne i den kolonne og klikke på ikonet Sorter i gruppen Sorter og filtrer. Klik på indstillingen Brugerdefineret liste i det viste vindue. Følgende vindue åbnes:
Trin 2
Der indtaster vi sorteringskriterierne baseret på behovene og klikker på knappen Tilføj. Ved at klikke på Tilføj vil vi se vores liste oprettet. Klik på OK for at gemme ændringerne.
Trin 3
Nu er det muligt at vælge denne nye mulighed i bestillingsniveauerne:
Resultatet er som følger:
FORSTØRRE
4. Sorter efter niveauer
I Excel 2016 er det muligt at indstille forskellige bestillingsniveauer i et område eller et ark.
Trin 1
Til dette vælger vi en celle på arket eller det område, der skal bestilles, og klikker på ikonet Sorter:
Trin 2
Der vælger vi indstillingen Tilføj niveau, og vi definerer, hvilke parametre der skal bruges til bestillingen. Det er muligt at tilføje de ønskede niveauer:
Trin 3
Når du klikker på OK, bestiller Excel 2016 dataene i henhold til den rækkefølge, vi har oprettet:
FORSTØRRE
Trin 4
Det er muligt, at vi ønsker at ændre bestillingsniveauet, for dette går vi tilbage til indstillingen Ordre og klikker på niveau op eller ned -knapperne:
Som vi kan se, tilbyder Excel 2016 os alternativer til at administrere og bestille dataene på en enkel og automatiseret måde.
Bedre Excel -funktioner
