Microsoft har udviklet Office -pakken med forskellige applikationer med fokus på hver brugers daglige arbejde, og derfor har hver enkelt et særligt design, så for brugere, der håndterer store datamængder, er Excel den ideelle løsning for dem, der skal udføre PowerPoint -præsentationer er din allierede ligesom Word for alle filemner.
En af de applikationer, der er en del af Office -pakken, men som ikke er installeret som standard, er SharePoint, som vi kan hente gennem forskellige betalingsplaner.
Hvad er SharePointSharePoint er designet med en virksomhedstilgang til oprettelse af websteder, ved implementering af SharePoint vil det være muligt at bruge det som et sikkert og centralt sted, hvor vi kan gemme, organisere eller dele oplysninger ved hjælp af forskellige enheder for at få adgang til oplysninger via en browserweb såsom Microsoft Edge, Chrome eller Firefox.
Opgaver i SharePointNogle af de opgaver, vi kan udføre i SharePoint, er:
- Upload filer til SharePoint -dokumentbiblioteket for at få adgang til dem overalt eller på en hvilken som helst enhed.
- Arbejd med andre brugere på det samme dokument og samtidigt i realtid.
- Åbn et dokument i et dokumentbibliotek.
- Del dokumenter med flere brugere.
- Opret et teamwebsted.
- Del forskellige websteder.
- Tilføjelse af en liste eller et bibliotek til dit teamsite og mange flere handlinger.
- En af de mest udførte opgaver i SharePoint er oprettelse af arbejdsgange.
Her forklarer vi trinene til at oprette arbejdsgange inden for SharePoint2021-2022 online. Vi efterlader dig også denne videoundervisning som et supplement til at kunne oprette et team eller en kommunikationsside i SharePoint Online.
1. Hvad er en arbejdsgang i SharePoint Online
SharePoint -arbejdsgange er blevet oprettet for at give brugerne mulighed for at samarbejde om dokumenter og derfra styre projektopgaver, hvilket letter implementeringen af specifikke processer i dokumenter, filer eller elementer på et SharePoint -websted.. På denne måde fungerer arbejdsgangen som et sæt automatiserede opgaver for både dokumenter og emner ved hjælp af en række handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces.
Dette er igen forbundet med en forretningslogik, der danner et sæt instruktioner, hvor der gives indikationer, og alle handlinger, der kan påvirke dokumentet eller det element, der er integreret i arbejdsgangen, styres. En arbejdsgang giver os løsninger som:
- Omkostningsreduktion.
- Forbedringer i tide til at koordinere forretningsprocesser.
- Se, rediger eller tildel en arbejdsgangsopgave til en eller flere brugere.
Bruger til SharePointEt SharePoint -websted består af forskellige arbejdsgange, der er designet til at fungere i flere almindelige forretningsscenarier:
- Indsaml feedback: Med dette flow omdirigerer du et dokument eller et element til en gruppe mennesker for at finde dem og sende deres kommentarer.
- Godkendelse: Ved hjælp af dette flow gøres dokumentet eller elementet tilgængeligt for en gruppe mennesker til godkendelse.
- Indsaml signaturer: Dette flow leder et Microsoft Office -dokument til en gruppe mennesker for at indsamle deres digitale signaturer.
- Tre stater: Det er en særlig arbejdsgang, da den kan implementeres til administrationsprocesser, hvor det er påkrævet at følge op på en eller flere mængder af spørgsmål eller elementer, f.eks. Hændelser i teknisk assistance, salgskampagner osv.
- Publikationsgodkendelse: Det er et identisk flow til godkendelsesprocessen, da det automatiserer afsendelse af indhold til ekspertbrugere til gennemgang og godkendelse.
SharePoint -indstillingerTilgængeligheden af et flow er forbundet med placeringen af webstedet, og afhængigt af hvor det tilføjes, er nogle muligheder:
- Hvis et flow tilføjes til en listeindholdstype, aktiveres dette flow kun for elementer af den samme indholdstype i den tilknyttede liste eller bibliotek.
- Hvis et flow tilføjes direkte til en liste eller et bibliotek, vil det kun være tilgængeligt for elementer på listen eller biblioteket i SharePoint
- Hvis vi tilføjer et flow til en webstedsindholdstype, vil det kun være tilgængeligt for alle elementer af den pågældende indholdstype på de lister og biblioteker, hvor der er tilføjet en forekomst med dette indhold.
- Hvis vi ønsker, at en arbejdsgang skal være tilgængelig på alle lister eller biblioteker på et websted, skal vi oprette et webstedsflow.
Sådan oprettes arbejdsgang i SharePointNu vil vi se, hvordan du opretter en arbejdsgang i SharePoint.
Når du opretter en arbejdsgang i SharePoint, er Microsoft Flow integreret til at konfigurere arbejdsgange til lister og biblioteker på både SharePoint Online -platformen og OneDrive for Business.
Microsoft Flow er udviklet for at automatisere opgaver mellem SharePoint og andre Office 365 samt tredjepartstjenester for at modtage meddelelser, synkronisere filer, indsamle data og flere opgaver. SharePoint -abonnementet kan købes på følgende link. Der vælger vi den mulighed, der passer bedst til vores behov.
2. Opret arbejdsgang i SharePoint Online
Trin 1
For at starte denne proces går vi til følgende link og indtaster de legitimationsoplysninger, der blev oprettet ved køb af SharePoint Online -planen:
Trin 2
Vi vil se følgende:
Trin 3
Der vælger vi "SharePoint", og vi bliver omdirigeret til følgende vindue:
Trin 4
Der vil det være nødvendigt at oprette et websted for at kunne anvende arbejdsgangen, til dette klikker vi på knappen "Opret et websted", og vi vil se følgende:
FORSTØRRE
Trin 5
Der definerer vi typen af websted, der skal oprettes, i dette tilfælde vælger vi "Gruppesite", og i det næste vindue definerer vi navnet og indstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger for det:
FORSTØRRE
Trin 6
Klik på Næste, og det vil være muligt at tilføje flere ejere, klik på Afslut for at oprette webstedet:
FORSTØRRE
Trin 7
Dernæst opretter vi en ny liste, til dette klikker vi på knappen Ny, og der vælger vi Liste:
Trin 8
I det næste vindue tildeler vi et navn og en beskrivelse af listen:
Trin 9
Klik på Opret for at fuldføre oprettelsen af vores liste, og vi vil blive omdirigeret til dette vindue, hvor vi vil se mulighederne for den oprettede liste:
FORSTØRRE
Trin 10
Der øverst på listen eller biblioteket, som vi har oprettet, skal vi klikke på indstillingen "Flow" og derefter klikke på indstillingen "Opret et flow":
Trin 11
Ved at klikke der, vil følgende sidepanel blive vist med forskellige skabeloner, der skal bruges i det flow, der skal oprettes. Vi kan klikke på linjen "Se strømme" for at få adgang til flere muligheder.
FORSTØRRE
BemærkVi kan vælge de tilpassede handlingsflowskabeloner placeret nederst på listen for at oprette et flow fra bunden og i henhold til vores krav.
Trin 12
I dette tilfælde vælger vi skabelonen "Send en e -mail", og vi bliver omdirigeret til følgende vindue, hvor vi vil se Microsoft Flow -guiden:
Trin 13
Der klikker vi på knappen "Introduktion" for at acceptere licensvilkårene og få adgang til Microsoft Flow.
BemærkOffice 365 -tjenester som SharePoint og Outlook sørger automatisk for at oprette forbindelserne.
Trin 14
Vi vil se følgende:
FORSTØRRE
Trin 15
Baseret på det valgte flow vises mulighederne, klik på knappen "Opret flow" for at starte konfigurationsprocessen. Et andet alternativ, vi har, er at gå til sektionen "Skabeloner" og derfra få adgang til alle tilgængelige muligheder:
FORSTØRRE
Trin 16
Der kan vi klikke på den ønskede skabelon til flowet i SharePoint Online:
FORSTØRRE
Trin 17
Når arbejdsgangen er oprettet, kan vi gå til afsnittet "Mine strømninger" for at se dens detaljer:
FORSTØRRE
Trin 18
I nogle skabeloner vil det være nødvendigt at anvende en form for handling på dem, for eksempel har vi valgt skabelonen "Send mig min placering via mail". Når vi først har startet processen med at oprette flowet, er det første trin, der skal tages, kendt som en trigger, som bestemmer den måde, hvorpå flowet skal startes:
FORSTØRRE
Trin 19
I dette tilfælde indtaster vi en e -mail i feltet "Send mail" og klikker derefter på "Nyt trin", og vi kan definere den handling, der skal udføres. Husk, at arbejdsgangen udfører disse handlinger automatisk i henhold til de kriterier, vi angiver.
FORSTØRRE
Trin 20
Et gunstigt punkt i SharePoint er, at det vil være muligt at kontrollere flowets integritet, for dette klikker vi på indstillingen "Flow checker", og vi vil kunne se både fejl og advarsler:
Trin 21
For at validere, at flowet fungerer korrekt, klikker vi på knappen "Udfør", og følgende vises:
Trin 22
Der ser vi hvilken type skabelon der er valgt, samt handlingen der skal udføres, vi klikker på "Fortsæt", og vi vil se nogle yderligere muligheder:
Trin 23
Klik på "Udfør flow" for at udføre testene, og resultatet bliver som følger:
Trin 24
Hvis vi ønsker det, kan vi klikke på linjen "Se flowudførelsesaktivitet" for at få adgang til historikken for det valgte flow:
FORSTØRRE
Trin 25
Nu er denne skabelon ansvarlig for at sende vores placering til e -mail -adressen, derfor vil vi i følgende adresse se følgende:
FORSTØRRE
3. Workflow -muligheder i SharePoint Online
Trin 1
Når vi vælger et oprettet flow, kan vi klikke på ikonet "Mere" og der udføre handlinger som:
- Kør det valgte flow
- Del det med andre brugere
- Opret en kopi
- Eksporter det
- Gem den som en skabelon
- Analyser det
- Fjern det
Trin 2
Som vi kan se, er hver mulighed komplet og praktisk. Noget at huske på er vigtigt for at følge med underretninger, er muligheden for at bruge vores mobilenhed til at modtage underretninger eller redigere nogle parametre, til dette kan vi downloade Microsoft Flow -applikationen i de følgende links. Når vi er downloadet og installeret, skal vi konfigurere den konto, der er knyttet til SharePoint, til at modtage meddelelser.
Med SharePoint -arbejdsgangen integreret med Microsoft Flow har vi mange muligheder for administration og kontrol over relevante aspekter af gruppesamarbejde og hvert websted eller bibliotek, der oprettes.
