Excel 2016 giver os en række muligheder for korrekt håndtering af de data, der hostes der gennem tabeller, funktioner og formler. Et af de vigtigste alternativer, Excel 2016 tilbyder os, er muligheden for at dele dokumentet med andre til redigering, da dette øger design og administrationskapacitet for de lagrede data.
Derfor bringer Solvetic denne gang nogle tips til, før du deler et regneark i Excel 2016.
1. Opdater dokumentoplysninger
Når du administrerer et Excel 2016 -ark, som andre brugere har adgang til, er det ideelt at vide, om de har foretaget nogen form for ændringer uden at blive informeret.
Når vi går til menuen "Filer", kan vi se alle detaljer om det valgte ark såsom størrelse, titel, etiketter, forfatter, oprettelsesdato, ændringsdato og mere. Ved at have disse oplysninger er det let at afgøre, om en bruger har foretaget ændringer, da det vil fremgå, hvem og hvornår de har foretaget dem.
2. Opret en sikkerhedskopi, før du deler
Dette trin er afgørende, da når ændringer er foretaget, og disse er blevet gemt, kan de ikke gendannes, og enhver ændring kan uden tvivl påvirke designet, styringen eller kontrollen over arkets data.
Det er vigtigt at gemme en kopi på din lokale computer eller i skyen. I denne knap kan du se og købe de bedste gratis cloud storage -tjenester
3. Kontroller for skjulte ark
Trin 1
Nogle gange skjuler vi ark i Excel 2016 for at undgå at redigere følsomme data eller for administrative opgaver.
Hvis vi vil kontrollere, om det aktuelle ark har skjulte ark, skal du gå til menuen "Start", "Celler", og der vælger vi indstillingen "Format" / "Skjul og vis" / "Vis ark"
Trin 2
Dette åbner et nyt vindue, hvor vi vil se navnet på det eller de skjulte ark i Excel 2016. Klik på "OK", og arket vil være synligt igen.
4. Definer arkredigeringstilladelser
Det er vigtigt at være klar over, hvilke brugere der har mulighed for at få adgang til filen, og hvilke tilladelser de har inden for den, da nogle brugere med redigeringstilladelse kan foretage enhver form for ændring af den.
I Excel 2016 kan vi etablere to typer tilladelser:
- Kan redigere: Giver den valgte bruger fuld adgang til arket
- Kan se: Med denne mulighed kan brugeren kun se arkets indhold, men uden mulighed for at redigere det.
For at kontrollere, hvem der har adgang til arket, og hvilken type tilladelser de har, skal du klikke på knappen "Del" i højre side, og der vil informationen med den respektive type tilladelse blive vist.
Som vi kan se, er de enkle trin, men de giver os mulighed for korrekt at styre de ark, der skal redigeres.
